🎯 Mục Đích

Workflow này nhằm tự động hóa việc nhận và xử lý các hóa đơn từ Paddle qua email Gmail. Nó giúp lấy liên kết hóa đơn, tải xuống file PDF, đổi tên và sắp xếp vào những thư mục cụ thể trên Google Drive, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quy trình quản lý hóa đơn.

⚙️ Cách Thức Hoạt Động

1. Gmail Trigger (gmailTrigger) – Bắt đầu quy trình khi nhận được email mới trên Gmail.
2. Only n8n Paddle invoice mails (if) – Kiểm tra xem email có phải là hóa đơn từ Paddle không.
3. Split Out (splitOut) – Tách nội dung email thành các phần khác nhau để xử lý.
4. Only keep invoice link (filter) – Lọc bỏ tất cả chỉ giữ lại liên kết đến hóa đơn.
5. Do nothing on other emails (noOp) – Nếu không phải hóa đơn Paddle, quy trình sẽ không làm gì.
6. Setup (set) – Thiết lập các biến cần thiết cho quy trình tiếp theo.
7. Download Invoice PDF from URL (httpRequest) – Tải xuống file PDF hóa đơn từ liên kết đã lọc.
8. Rename file (googleDrive) – Đổi tên file PDF để dễ nhận diện.
9. Move to the correct folder (googleDrive) – Chuyển file PDF đã đổi tên vào thư mục phù hợp trên Google Drive.
10. Upload PDF to Drive (httpRequest) – Tải file PDF lên Google Drive.
11. Extract “a-tags” from email (html) – Trích xuất các thẻ “a” từ email để có thể sử dụng trong các bước khác nếu cần.

🔗 Tích Hợp Chính

• gmailTrigger: Kích hoạt quy trình khi có email mới.
• if: Điều kiện kiểm tra xem email có phải hóa đơn từ Paddle không.
• splitOut: Chia nhỏ nội dung email theo cấu trúc để xử lý sau.
• filter: Giữ lại chỉ những phần cần thiết, cụ thể là liên kết hóa đơn.
• noOp: Đảm bảo không làm gì với email không liên quan.
• set: Thiết lập biến cho các bước tiếp theo.
• httpRequest: Tải xuống và tải lên file PDF hóa đơn.
• googleDrive: Đổi tên và sắp xếp file vào thư mục trên Google Drive.
• html: Trích xuất thông tin từ email.

💼 Giá Trị Doanh Nghiệp

Workflow này giúp tự động hóa quy trình nhận hóa đơn, giảm bớt công việc thủ công và rủi ro sai sót, đồng thời tổ chức hóa đơn một cách hiệu quả trong Google Drive. Điều này cải thiện năng suất làm việc và khả năng theo dõi tài liệu tài chính.

📊 Đánh Giá Kỹ Thuật

Độ phức tạp: Trung bình – quy trình bao gồm nhiều bước nhưng có thể dễ dàng hiểu và theo dõi.
Tính bảo trì: Dễ bảo trì với các nút rõ ràng và mục đích cụ thể.
Gợi ý tối ưu hóa: Có thể thêm kiểm tra lỗi sau các bước quan trọng để đảm bảo mọi quy trình đều hoàn tất thành công, và xem xét việc sử dụng webhook nếu có thể.

🏷️ Nhãn

• Tự động hóa hóa đơn
• Quản lý tài liệu
• Gmail
• Google Drive
• Tích hợp n8n